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こんなとき何て言う?電話を取り次ぐとき


クリニックにかかってきた電話を取り次ぐときのポイントをおさらいしておきましょう。

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 院長が電話に出れる場合【○】

 受付: 「はい。山下内科クリニック、受付の山田でございます。」

 相手: 『すまいる薬局の鈴木です。お世話になります。』
       『院長先生をお願いいたします。』

 受付: 「すまいる薬局の鈴木様ですね。」
       「いつもお世話になっております。」
       「院長に代わりますので、少々お待ちください。」

  tel.gif  保留

 「院長、すまいる薬局の鈴木様からお電話です。」

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 院長が電話に出れない場合 −折り返し電話−

 受付: 「はい。山下内科クリニック、受付の山田でございます。」

 相手: 『すまいる薬局の鈴木です。お世話になります。』
       『院長先生をお願いいたします。』

 受付: 「すまいる薬局の鈴木様ですね。」
       「いつもお世話になっております。」
       「申し訳ございません。」
       「院長は外出しておりまして、16時頃に戻る予定でございます。」
       「お急ぎでしたら、私の方から連絡を取りますがいかがでしょうか。」

 相手: 『では、お願いします。』

 受付: 「かしこまりました。」
       「念のため、ご連絡先を伺ってもよろしいでしょうか?」

 相手: 『06-1234-5678です。』

 受付: 「復唱いたします。06-1234-5678でよろしいでしょうか。」
       「では、院長より折り返しご連絡を差し上げます。」
       「私、山田が承りました。」
       「お電話ありがとうございました。」

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 院長が電話に出れない場合 −伝言を聞く−

 受付: 「はい。山下内科クリニック、受付の山田でございます。」

 相手: 『すまいる薬局の鈴木です。お世話になります。』
       『院長先生をお願いいたします。』

 受付: 「すまいる薬局の鈴木様ですね。」
       「いつもお世話になっております。」
       「申し訳ございません。」
       「院長は外出しておりまして、16時頃に戻る予定でございます。」
       「お急ぎでしたら、私の方から連絡を取りますがいかがでしょうか。」

 相手: 『では、伝言をお願いします。』
       『明日の14時に伺う予定でしたが、15時に変更をお願いします。』

 受付: 「かしこまりました。」
       「明日、4月26日土曜日の14時のお約束を15時に変更でございますね。」
       「もし難しいようでしたら、院長からご連絡をさせていただきます。」

 相手: 『はい、お願いします』  

 受付: 「私、山田より院長に申し伝えます。」 
       「お電話ありがとうございました。」   

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